At vælge den rette studieplads kan føles som en stor beslutning, der kræver både tid og grundige overvejelser. De fleste, der søger uddannelse, lander på studentum.dk, når de allerede har en idé om, hvilken retning de vil gå. De er ofte i gang med at sammenligne skoler og uddannelser for at finde den bedste løsning.
På dette tidspunkt handler det om at afgrænse mulighederne og finde den perfekte match. Når de til sidst kontakter skolen, er det som regel, fordi de kun mangler få detaljer for at træffe deres endelige valg.
Når en potentiel studerende udfylder en kontaktformular, viser de, at de ser jeres uddannelse som en seriøs mulighed. Derfor er det vigtigt at behandle henvendelser hurtigt og omhyggeligt, da de ofte kommer fra personer, der allerede har gjort sig grundige overvejelser.
Hurtig og personlig håndtering af disse forespørgsler kan gøre en stor forskel og hjælpe med at lette beslutningsprocessen. Her er nogle konkrete tips til at håndtere henvendelser fra potentielle studerende på en effektiv måde:
1. Svar hurtigt – det gør en forskel
Potentielle studerende undersøger ofte flere muligheder og sammenligner forskellige uddannelsestilbud for at finde det bedste match. Ved at svare hurtigt på en henvendelse kan I differentiere jer og etablere jer som et seriøst og pålideligt valg. Et hurtigt svar viser, at I værdsætter deres tid og engagement, hvilket skaber et godt førstehåndsindtryk af jeres institution som både professionel og effektiv.
Når I reagerer hurtigt, skaber det tillid – en afgørende faktor, når de studerende står foran en vigtig beslutning. Derudover kan en hurtig respons reducere deres usikkerhed og give dem en følelse af tryghed i beslutningsprocessen, hvilket kan være den afgørende forskel, der får dem til at vælge jeres skole.
2. Gør din kommunikation personlig
En personlig henvendelse kan gøre en stor forskel. Ved at tage de studerendes behov og spørgsmål seriøst, skaber I et godt indtryk, som kan være afgørende for, om de vælger jeres skole.
De studerende, der kontakter jer gennem vores platform, er ikke nødvendigvis klar til at søge optagelse med det samme. Ofte har de spørgsmål, som de ønsker at få afklaret, før de kan træffe deres endelige beslutning. Sørg derfor altid for at svare personligt og hjælpe dem godt videre. Hvis I ikke kan svare med det samme, fx i ferieperioder, kan I bruge et automatiseret svar, som stadig føles personligt ved at nævne deres navn og relevante detaljer om jeres uddannelser. Du kan finde grundlæggende retningslinjer for at personalisere et automatisk svar gennem din brugerprofil.
3. Følg op og tag telefonen
Nogle gange hører I måske ikke tilbage fra en potentiel studerende efter den første kontakt. Det betyder dog ikke, at de har mistet interessen. E-mails kan nemt ende i spamfilteret eller blive overset blandt mange andre beskeder. Derfor anbefaler vi at tage telefonen og ringe. Ved at følge op via telefon viser I, at I tager deres henvendelse seriøst, og I sikrer, at de modtager jeres svar.
Derudover overvejer de fleste studerende stadig flere uddannelsesmuligheder, og et opkald kan hjælpe dem med at få den sidste afklaring, de mangler, for at tage deres endelige beslutning. Et telefonopkald giver også en mere personlig dialog, hvor I kan besvare spørgsmål hurtigt og skabe en stærkere forbindelse.
Se henvendelsen som en mulighed
Når en henvendelse kommer ind, er det en værdifuld mulighed for at skabe forbindelse til en potentiel studerende. Det er jeres chance for at vise, hvordan jeres uddannelse matcher deres behov og besvare deres spørgsmål, så de føler sig trygge i deres beslutning.
Ved at reagere hurtigt, personliggøre svarene og følge op, viser I, at I værdsætter deres tid og er engagerede i at hjælpe. Det skaber tillid til jeres institution og øger sandsynligheden for, at de vælger jer. En positiv oplevelse kan også føre til anbefalinger eller fremtidige overvejelser om jeres uddannelse. Engager jer i kommunikationen – det kan gøre en forskel nu og på længere sigt.